Makassar Bangun Depo Arsip Modern, Dilengkapi Roll O’Pact dan Sistem Digital

Ringkasan Berita:

• Dinas Arsip Makassar membangun depo arsip modern dengan sistem roll o’pact.
• Pemkot Makassar menyiapkan digitalisasi arsip untuk mempermudah pencarian dokumen.
• Pengelolaan arsip kini lebih tertata dan mengacu standar penyimpanan modern.

TRIBUN-TIMUR.COM, MAKASSAR -  Dinas Arsip Kota Makassar mulai mengembangkan depo arsip modern dan sistem digitalisasi dokumen sebagai upaya memperkuat tata kelola arsip daerah.

Langkah tersebut dilakukan untuk mempermudah pencarian arsip lintas organisasi perangkat daerah (OPD) sekaligus meningkatkan sistem penyimpanan dokumen yang lebih tertata dan profesional.

Kepala Dinas Arsip Kota Makassar, Fahyuddin menyampaikan, saat ini Dinas Arsip mulai membangun sistem penyimpanan yang lebih tertata dan profesional.

Sejauh ini, proses pengarsipan masih menggunakan pola lama yang hanya menumpuk dokumen tanpa pengelolaan jelas.

“Kalau dulu arsip hanya disimpan begitu saja, sekarang kita tata secara detail supaya mudah dicari kembali,” ujar Fahyuddin ditemui di kantornya, Makassar Government Center (MGC) Jl Slamet Riyadi, Senin (11/5/2026). 

Ia menjelaskan, depo arsip yang digunakan saat ini masih berstatus depo mini. 

Meski demikian, fasilitas tersebut sudah mulai dilengkapi dengan sistem penyimpanan modern menggunakan roll o’pact.

Merupakan sistem lemari arsip bergerak (mobile filing system) yang digunakan untuk menyimpan dokumen dalam jumlah besar secara lebih hemat ruang dan tertata.

Lemari ini dipasang di atas rel sehingga bisa digeser atau digulung menggunakan tuas maupun roda pemutar. 

Karena bisa dirapatkan, hanya satu lorong yang dibuka saat digunakan, sehingga kapasitas penyimpanan jauh lebih banyak dibanding rak biasa. 

“Ini kita istilahnya masih depo mini. Tapi alhamdulillah sudah ada sekitar delapan roll o’pact dan nanti akan kita tambah lagi sampai kurang lebih 16,” katanya.

Terkait kapasitas penyimpanan, ia mengakui depo arsip saat ini belum mampu menampung seluruh arsip SKPD di Kota Makassar.

Namun, pihaknya berencana memperluas ruang penyimpanan secara bertahap agar kebutuhan arsip daerah dapat terpenuhi.

“Kalau mau menampung semua arsip tentu belum maksimal. Tapi ke depan kita akan tambah ruang depo lagi,” ujarnya. 

Menurutnya, dukungan pimpinan Kota Makassar menjadi faktor penting dalam pengembangan fasilitas penyimpanan arsip tersebut.

“Pak Wali Kota dan Ibu Wakil Wali Kota sangat mensupport kegiatan arsip ini, termasuk membantu fasilitas penyimpanan yang memadai,” jelasnya.

Eks Kepala Dinas Penataan Ruang ini menyebutkan, arsip yang disimpan di depo merupakan arsip statis dari berbagai SKPD.

Arsip tersebut kemudian disusun berdasarkan tahun dan kategori agar lebih mudah ditelusuri.

“Kalau disimpan saja tanpa ditata, nanti susah dicari. Makanya kita susun berdasarkan tahun arsipnya supaya lebih jelas,” ujarnya.

Selain penyimpanan fisik, Dinas Arsip Makassar juga mulai menyiapkan sistem digitalisasi dokumen sebagai langkah modernisasi pelayanan arsip.

Pihaknya telah melakukan pengadaan alat-alat pendukung digitalisasi, seperti server hingga mesin pencetak atau fotocopy (plotter). 

Dinas Arsip juga telah menghadirkan mesin pencacah untuk memusnahkan Arsip yang usianya lebih dari 10 tahun. 

“Kita sudah siapkan ruang digitalisasi. Tinggal mudah-mudahan dalam waktu dekat aplikasinya bisa berjalan supaya pencarian arsip lebih mudah,” katanya.

Ia menuturkan, nantinya pencarian arsip tidak lagi dilakukan secara manual, melainkan cukup melalui sistem aplikasi digital.

“Kalau sudah digitalisasi, tinggal buka akun saja, misalnya cari arsip TU tahun tertentu, semua sudah muncul,” jelasnya.

Menurutnya, digitalisasi menjadi solusi penting mengingat jumlah arsip yang terus bertambah setiap tahun.

Ia menambahkan, standar penyimpanan arsip modern juga membutuhkan pengaturan suhu ruangan agar dokumen dapat bertahan lama.

“Kalau lihat standar di ANRI Jakarta, ini sudah mirip. Ada pengaturan suhu karena arsip harus dijaga supaya tahan lama,” jelasnya.

Menurutnya, arsip bukan sekadar dokumen lama yang disimpan, melainkan sumber informasi penting yang sewaktu-waktu dibutuhkan pemerintah maupun masyarakat.

Dalam pengembangan sistem tersebut, kedepan, Dinas Arsip Makassar juga menggandeng pihak ketiga untuk membantu pengelolaan digitalisasi arsip.

“Karena tenaga kami terbatas, nanti ada pihak ketiga yang membantu pengelolaan arsip digital,” katanya.

Ia mengungkapkan, saat ini jumlah arsiparis di Dinas Arsip Makassar masih sangat minim dibanding kebutuhan ideal.

“Dulu ada sekitar 11 arsiparis, sekarang tinggal sembilan karena ada yang pensiun,” ujarnya.

Padahal, kata dia, kebutuhan ideal arsiparis untuk mengawasi seluruh OPD di Makassar mencapai sekitar 30 orang.

Dinas Arsip Makassar juga mengacu pada Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2025 tentang Pengelolaan Arsip dalam memperkuat tata kelola dokumen pemerintah daerah.(*)